Электронная почта была разработана в 1972 г. Р. Томлинсоном.  Первоначально электронная почта предназначалась исклю­чительно для обмена текстовыми сообщениями между учеными в исследовательских центрах США, как, собственно, и сам Интер­нет является детищем Пентагона.  Далее она стала использоваться для пересылки любых типов файлов, перешагнув границы амери­канского континента.  Сегодня e-mail является самым массовым и чрезвычайно популярным средством общения в компьютерной среде.  Электронные сообщения легко посылать и читать, на них легко отвечать, ими легко управлять.  Электронная почта опера­тивна и удобна. У нее много преимуществ по сравнению с обыч­ными способами передачи сообщений, такими как традиционная почта или факсимильная связь. Значительно легче подготовить электронное письмо, чем, например, обычное письмо на бумаге.  Электронная почта также удобнее телефона, так как позволяет оперативно передавать такую информацию, как отчеты, таблицы, диаграммы и т. п., которые по телефону передать невозможно.

Электронное письмо может быть написано и прочитано в любое время.  Это позволяет очень занятым людям использовать свободные моменты для работы со своей электронной корреспонденцией, обдумать ответ на досуге.  E-mail — это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные минуты независимо от времени суток, будь это день или ночь.

Электронная почта также очень экономична.  Послать e-mail значительно дешевле, чем отправить обычное письмо или сде­лать междугородный или тем более международный телефонный звонок.  Обычно сообщение электронной почты доставляется за несколько минут, считая с момента его отправления, при этом ответ требует примерно столько же времени.  Электронное пись­мо не требует бумаги и легко уничтожается.  Таким образом, электронная почта является великолепным средством общения, решающим множество проблем.  Однако для эффективной ком­муникации посредством электронной почты необходимо придерживаться определённых правил. [1, c.140]

Правила написания электронных писем.

 Одно из главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности.

   Для того чтобы электронное письмо было официальным, рекомендуется использовать следующею  форму обращения:                                                                                                                    «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки.  Основной  текст должен быть не многословным, в котором должна точно излагаться главная мысль. Рекомендуется умещать послание на одной странице.  Предложения и абзацы строить краткими.  Если  абзацев несколько желательно разделять их пробелами.  Изображения, графики, фотографии следует прикреплять в аттаче. Не желательно отправлять «тяжелые» письма, поскольку они могут не дойти до адресата.  Не стоит выбирать большой шрифт, это тяжело для чтения. В деловой переписке не нужно использовать смайлики.  Недопустимы ошибки и опечатки. [3]

Завершаются письма кратким выражением уважения или пожеланием и обязательной подписью. Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна бить:

   • компактной;

   • содержать ФИО или псевдоним автора;

   • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

--

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru

ООО "Виртуальные технологии", www.virtech.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами, а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.[5]

При оформлении электронного письма необходимо заполнить такие поля: тема сообщения, адрес и имя получателя, адрес и имя отправителя, а также необязатель­ные пометки, которые могут использоваться в заголовке. Поле  «Тема сообщения»  настоятельно рекомендуется заполнять, чтобы сразу дать краткое и четкое описание сути вашего вопроса и (или) обращения к получателю. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится  e-mail адрес получателя. [1, c.145]            

Если нужно отправить письмо нескольким адресатам не используйте массовую рассылку. Желательно каждое письмо отправлять индивидуально.

Ответ на электронное письмо

Что бы ответить на полученное письмо достаточно нажать кнопку  «Ответить»  в почтовой программе.

          На электронные письма обязательно нужно отвечать.  Время ответа не должно превышать двух суток. Если вы в течение 7 дней не ответите на письмо - это значит явный отказ от сообщения. [4]

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма.  Это поможет вам сохранить деловые отношения.

Если вы не получили ответ на отправленное деловое письмо, не засыпайте адресата гневными или требовательными письмами с просьбой обратить на вас внимание.  Уместно напомнить о себе через пару дней после отправки письма и через неделю после первого напоминания.  Во второй раз можно и позвонить, но не с вопросом, почему ваше письмо осталось без ответа.  Вежливо поинтересуйтесь, было ли получено письмо.  Вполне возможно, что почтовый ящик вашего собеседника переполнен или ваше письмо попало в спам.  В таком случае вас даже поблагодарят за важное напоминание.

В электронной переписке – и деловой, и личной – не стоит забывать о некоторых простых правилах сетевого этикета, которые сделают общение по почте более эффективным.

Список использованных ресурсов:

1.Борисов В. К., Панина £. М., Панов М. И. и др. «Этика деловых отношений»: Учебник. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2006. — 176с.

2.Здравру  «Виды и разновидности деловой переписки» http://www.zdrav.ru/articles/practice/detail.php?ID=75982

3.Секретарское дело  «Электронная деловая переписка» http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=762

4.Клеркру  «Сетикет - Этикет электронной почты или правила написания электронного письма» http://www.klerk.ru/boss/articles/107872/

5.Виртуальные технологии «Правила оформления электронных писем» http://www.virtech.ru/qa/275.html